martes, 8 de febrero de 2011

Listas, ordenamientos y filtros.


Introducción.


Las listas son otra de las características de Excel que nos ayudan a hacer más fácil nuestro trabajo. ¿Qué es una lista en Excel?. Una lista es una serie de valores que tienen una relación entre sí, por ejemplo, números correlativos, números pares, días de la semana. Excel es capaz de identificar estas listas y también nos permite añadir listas nuevas personalizadas.
En el siguiente tema veremos como utilizar las listas, la forma en la que funcionan y los datos que debemos tomar en cuenta para realizarlas.


¿Qué es una lista?

Una lista de Microsoft Excel proporciona características diseñadas para facilitar la administración y el análisis de grupos de datos relacionados en una hoja de cálculo de Excel. Si designa un rango como una lista, podrá administrar y analizar los datos de la lista sin tener en cuenta los datos externos a la lista. Por ejemplo, puede filtrar columnas, agregar una fila para totales, e incluso crear un informe de tabla dinámica utilizando únicamente los datos de la lista.
Puede tener varias listas en una hoja de cálculo, lo que le ofrece una gran flexibilidad para separar los datos en función de sus necesidades, en distintos conjuntos manejables.

Una lista en Excel es un conjunto de datos organizados en filas o registros, en la que la primera fila contiene las cabeceras de las columnas (los nombres de los campos), y las demás filas contienen los datos almacenados. Es como una tabla de base de datos, de hecho también se denominan listas de base de datos. Cada fila es un registro de entrada, por tanto podremos componer como máximo una lista con 255 campos y 65535 registros.
Las listas son muy útiles porque además de almacenar información, incluyen una serie de operaciones que permiten analizar y administrar esos datos de forma muy cómoda.
Entre las operaciones más interesantes que podemos realizar con las listas tenemos:

  • Ordenar la lista.
  • Filtrar el contenido de la lista por algún criterio.
  • Utilizar fórmulas para la lista añadiendo algún tipo de filtrado.
  • Crear un resumen de los datos contenidos en la lista.


Excel2003 incorpora una novedad en cuanto a las listas, ahora existe el objeto Lista como tal, lo que permite por ejemplo que Excel nos muestre los datos de la lista delimitados por un borde, el menú Datos tiene un submenú para listas y tenemos una barra de herramientas Lista con las operaciones más comunes.

Las ventajas de las listas de datos son las siguientes:

  • Ordenar y filtrar listas: Puede ordenar listas en orden ascendente o descendente, o crear órdenes personalizados. También puede filtrar listas para mostrar únicamente los datos que satisfacen los criterios que especifique.
  • Garantizar la integridad de los datos: En las listas que no están vinculadas a listas de SharePoint puede utilizar las características de validación de datos integradas en Excel. Por ejemplo, puede elegir admitir únicamente números o fechas en una columna de una lista. A las listas vinculadas a listas de SharePoint se les aplican automáticamente las características de validación de listas de Windows SharePoint Services. Por ejemplo, al publicar y vincular la lista a un servidor que ejecuta Windows SharePoint Services o al editar una lista de SharePoint existente en Excel, las reglas de tipos de datos se aplicarán a cada columna de la lista para garantizar que sólo se admite un único tipo de datos en cada columna.
  • Aplicar formato a objetos de lista: Puede aplicar formato a las celdas de una lista, de la misma manera que aplica formato a las celdas de una hoja de cálculo.
  • Compatibilidad con listas en Windows SharePoint Services: Al publicar una lista en un sitio de SharePoint está creando una lista personalizada de SharePoint. Si elige vincular la lista al publicarla (o si exporta una lista de SharePoint existente), puede editarla sin conexión y sincronizar posteriormente los cambios en la lista de SharePoint.





Crear una lista.

Para crear una lista tenemos que seguir los siguientes pasos:

Seleccionar el rango de celdas que queremos incluir en la lista.
Seleccionar del menú Datos
Lista, la opción Crear lista.

Barra de menús > Datos > Lista > Crear lista.


Aparecerá a continuación el cuadro de diálogo Crear lista.

Menú "Crear lista".


Si nos hemos saltado el paso de seleccionar previamente las celdas, lo podemos hacer ahora.
Si en el rango seleccionado hemos incluido la fila de cabeceras (recomendado), activaremos la casilla de verificación La lista tiene encabezados.
Al final hacer clic en Aceptar.

Se cerrará el cuadro de diálogo, se abrirá la barra de herramientas Lista   con las funciones más comunes de las listas, y aparecerán las celdas de la lista remarcadas, como puedes ver en este ejemplo:

Lista.


El indicador de lista (borde azul) resalta el rango de datos incluidos en la lista.
Podemos observar:
La primera fila con las cabeceras (nombres de los campos), aparecen como unas listas desplegables útiles para el Autofiltro como veremos más adelante.
La fila con el asterisco  (también denominada fila de inserción) sirve para añadir más registros.
La última fila Total permite visualizar resúmenes de las columnas. Esta fila se puede visualizar o esconder como veremos más adelante.
Si hacemos clic en una celda fuera de la lista, la lista pasará a estar inactiva (seguirá rodeada por un borde azul más fino y no se mostrará la fila de inserción ni las listas desplegables de Autofiltro).
Se puede ocultar ese borde fino desde la barra de menús con la opción Datos >Lista > Ocultar el borde de las listas inactivas.

Para modificar o introducir nuevos datos en la lista podemos teclear directamente los nuevos valores sobre la lista, o bien podemos utilizar un formulario de datos. Esta segunda opción viene muy bien sobre todo si la lista es muy grande.
Veamos un ejemplo, tenemos la siguiente lista con información de nuestros amig@s.
Un formulario de datos es un cuadro de diálogo que permite al usuario escribir o mostrar con facilidad una fila entera de datos (un registro).

ejemplo lista
Registro de datos.


Para abrir el formulario de datos, tenemos que posionarnos en la lista para que esté activa, y seleccionar del menú Datos, la opción Formulario... nos aparece un formulario con los campos de la primera fila y unos cuadros de texto al lado para completar la información, más una lista de botones en la parte derecha del formulario para interactuar con él.

Disponemos de siguientes botones:
Nuevo: Sirve para introducir un nuevo registro.
Eliminar: Eliminar el registro que está activo.
Restaurar: Deshace los cambios efectuados.
Buscar anterior: Se desplaza al registro anterior.
Buscar siguiente: Se desplaza al siguiente registro.
Criterios: Sirve para aplicar un filtro de búsqueda.
Cerrar: Cierra el formulario.

formulario lista


Para cambiar los datos de un registro, primero nos posicionamos sobre el registro, luego rectificamos los datos que queramos (para desplazarnos por los campos podemos utilizar las teclas de tabulación), si nos hemos equivocado y no queremos guardar los cambios hacemos clic en el botón Restaurar, si queremos guardar los cambios pulsamos la tecla Intro.
Para crear un nuevo registro, hacemos clic en el botón Nuevo, Excel se posicionará en un registro vacío, sólo nos quedará rellenarlo y pulsar Intro o Restaurar para aceptar o cancelar respectivamente. 
Después de aceptar Excel se posiciona en un nuevo registro en blanco por si queremos insertar varios registros, una vez agregados los registros, hacer clic en Cerrar.
Para buscar un registro y posicionarnos en él podemos utilizar los botones Buscar anterior y Buscar siguiente o ir directamente a un registro concreto introduciendo un criterio de búsqueda. Pulsamos en el botón Criterios con lo cual pasamos al formulario para introducir el criterio de búsqueda, es similar al formulario de datos pero encima de la columna de botones aparece la palabra Criterios.
Por ejemplo, si buscamos un registro con el valor Ana en el campo Nombre, escribimos Ana en Nombre y pulsamos el botón Buscar Siguiente, Excel vuelve al formulario de datos y nos posiciona en el registro de nombre Ana.



Ordenamiento.

A la hora de ordenar una lista, Excel puede hacerlo de forma simple, es decir, ordenar por un único campo u ordenar la lista por diferentes campos a la vez.

Para hacer una ordenación simple, por ejemplo ordenar la lista anterior por el primer apellido, debemos posicionarnos en la columna del primer apellido, después podemos acceder al menú Datos y pulsar sobre Ordenar... y escoger el criterio de ordenación o bien pulsar sobre uno de los botones  de la barra de herramientas para que la ordenación sea ascendente o descendente respectivamente.


Para ordenar la lista por más de un criterio de ordenación, por ejemplo ordenar la lista por el primer apellido más la fecha de nacimiento desplegamos el menú Datos y pulsamos sobre Ordenar... nos aparece el cuadro de diálogo Ordenar donde podemos seleccionar hasta tres campos distintos de ordenación y el orden que queremos para cada uno de ellos.


criterios ordenación
Ventana "Ordenar".


En la parte inferior izquierda tenemos un botón Opciones..., este botón sirve para abrir el cuadro Opciones de ordenación dónde podremos especificar más opciones en el criterio de la ordenación.

Ventana "Opciones de Ordenación".


Normalmente Excel ordena los datos numérica o alfabéticamente, pero puede existir ocasiones en las que deseemos ordenar por meses o días de la semana.
Dentro del cuadro Opciones de ordenación existe esa posibilidad, desplegando el cuadro combinado Primer criterio de ordenación: podemos escoger qué tipo de ordenación queremos.
Por defecto está seleccionada Normal (que es la correspondiente a orden numérico y alfanumérico).

criterio ordenación
Opción denominada
"Primer criterio de ordenación."



Filtros.

Filtrar una lista no es ni más ni menos que de todos los registros almacenados en la lista, seleccionar aquellos que se correspondan con algún criterio fijado por nosotros.
Excel nos ofrece dos formas de filtrar una lista: Utilizando el Autofiltro o utilizando filtros avanzados.

Para utilizar el Autofiltro nos servimos de las listas desplegables asociadas a las cabeceras de campos (si por algún motivo no aparecieran, podemos hacerlas aparecer con el menú Datos > Filtro > Autofiltro).

Si pulsamos, por ejemplo, sobre la flecha del campo 1er Apellido, nos aparece un menú desplegable como este, donde nos ofrece una serie de opciones para realizar el filtro.
Por ejemplo, si seleccionamos moreno, Excel filtrará todos los registros que tengan moreno en el 1er apellido y las demás filas 'desaparecerán' de la lista. Para indicarnos que hay un filtro activo, la flecha de la lista desplegable cambia de color.
Para quitar el filtro, volvemos a desplegar la lista y elegimos la opción (Todas), reaparecerán todos los registros de la lista.

filtros
Autofiltro.


Si queremos filtrar los registros de la lista por una condición más compleja, utilizaremos el cuadro de diálogo Filtro avanzado. Previamente deberemos tener en la hoja de cálculo, unas filas donde indicaremos los criterios del filtrado.

Para abrir el cuadro de diálogo Filtro avanzado, acceder al menú Datos > Filtro > Filtro Avanzado...
Rango de la lista: Aquí especificamos los registros de la lista a los que queremos aplicar el filtro.
Rango de criterios: Aquí seleccionamos la fila donde se encuentran los criterios de filtrado (la zona de criterios).
También podemos optar por guardar el resultado del filtrado en otro lugar, seleccionando la opción Copiar a otro lugar, en este caso rellenaremos el campo Copiar a: con el rango de celdas que recibirán el resultado del filtrado.
Si marcamos la casilla Sólo registros únicos, las repeticiones de registros (filas con exactemente los mismos valores) desaparecerán.

filtro avanzado
Ventana "Filtro avanzado".



Para volver a visualizar todos los registros de la lista, acceder al menú Datos > Filtro > Mostrar todo.






Mapa conceptual.

Mapa conceptual del tema







Reflexión.

"Las listas son una herramienta muy importante de Excel que nos proporcionan la facilidad para administrar, comparar e interpretar datos que se encuentren dentro de una hoja de cálculo. Los datos se pueden filtrar dependiendo de lo que estemos buscando, y se puede hacer por filas o columnas.
Las listas son una herramienta que nos puede servir mucho a lo largo de nuestra vida, sobre todo si necesitamos filtrar o conocer algunos datos de un grupo reducido de ellos. Yo como alumna probablemente alguna vez tenga que realizar una lista de calificaciones o ayudar a mis padres en su negocio, proporcionándoles los conocimientos para que ellos pueden utilizar esta herramienta. Así como también si en algún momento yo llegase a tener algún negocio propio donde debería llevar un control de los recursos podría utilizarlas."



Granados León Marioli 2° B

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