Funciones de excel.

Introducción.

Excel contiene una serie de herramientas que nos ayudan en la manipulación de datos en la hoja de trabajo. Entre estas herramientas se encuentran las funciones, que son muy importantes y por lo tanto es esencial que las personas que trabajan en este programa las conozcan (Tanto conceptualmente, como la estructura con la que está constituida), aprendan a utilizarlas de una forma adecuada, así como también sepan identificar los problemas que se presentan frecuentemente en las fórmulas y la solución adecuada a ellas.

¿Qué es una función de Excel?

Una función es una fórmula predefinida por Excel que opera sobre uno o más valores (argumentos) en un orden determinado (estructura). Son ecuaciones que calculan un resultado en base a valores existentes en la planilla. El resultado se mostrará en la celda donde se introdujo la formula, ocultando de esta forma la estructura de la función, y mostrando el resultado de ella en dicha celda.

El tipo de argumento que utiliza una función es específico dependiendo de la función que se utilice y la tarea para la que esté destinada. Así, los argumentos pueden ser números, texto, valores lógicos como VERDADERO o FALSO, matrices, valores de error como #N/A o referencias de celda. Un argumento puede ser una constante, una fórmula o incluso otra función.

Estructura de una función.

La sintaxis de cualquier función es:

=NombreFunción(Argumento1;Argumento2;ArgumentoN)

Signo igual: Todas las fórmulas y funciones deben llevar en primer lugar dicho signo, puesto que Excel está diseñado para reconocerlas así con cualquier dato precedido por este símbolo.

Nombre de la función: Este indica que tipo de operación realizaremos. El nombre debe estar bien escrito o no será tomado como válido. Los nombres de las funciones no deben contener espacios y tampoco signos de ortografía y puntuación.

Paréntesis de apertura: Los paréntesis de apertura nos indica a partir de donde terminará el nombre de la función y dónde comienzan los valores o criterios que se utilizarán.

Argumentos de la función separados por puntos y comas: Es muy importante colocar correctamente los puntos y comas, pues separarán los valores o argumentos de otros, diferenciandolos entre sí. El número de argumentos dependerá de la función que se solicite.

Paréntesis de cierre: Indica donde terminará la fórmula.

Categorías de las funciones.

Las funciones de dividen en distintas categorías, las cuales agrupan las funciones por el tipo de trabajo que realizan y por ende, el resultado que queramos obtener. Las funciones de Excel están divididas en doce categorías y cada una contiene un grupo de funciones que tienen la misma temática. Son las siguientes:

Llamar una función.

En ocasiones nos aprendemos los nombres de las fórmulas mas usadas por nosotros, pero es un número muy reducido de funciones que conocemos, y generalmente son las más sencillas que hay. Es de gran utilidad conocer las demás funciones que existen, y para ello es necesario saber como mandar a llamar una función desde la barra de menú.

Lo primero que debemos hacer para mandar a llamar una función es situarnos en la barra de menús en la parte superior de nuestra ventana. Una vez localizada la barra, deberemos buscar el menú "Insertar". Cuando situemos el cursor sobre la opción, nos desplegará una ventana con las opciones de interjección y a continuación debemos buscar la opción "Función". Nos aparecerá un recuadro como este:

Buscar función: Nos permite escribir una palabra clave o una descripción de la tarea que realiza la función que estamos buscando.

Seleccionar una categoría: Podemos buscar la función por categoría si conocemos el tipo de tarea que realiza, relacionándola con alguna de las que se encuentran en la lista.

Seleccionar una función: En esta lista se muestran todas las funciones con las que cuenta Excel, nos muestra el nombre de la función (Como se escribe).

Descripción: Nos da una muestra de la sintaxis que maneja la función así como una breve explicación para lo que sirve.

Funciones más usadas.

A continuación se darán cuatro ejemplos de las funciones y la forma en la que trabaja cada una de ellas. En este caso utilizaremos cuatro de las principales funciones más utilizadas por los usuarios del programa. Todas las funciones que utilicemos, trabajarán sobre una misma hoja de trabajo (Un mismo problema), para poder diferenciar el uso y la utilidad.

Suma: La función suma nos permite adicionar (sumar) todos los números de uno o varios valores contenidos en celdas individuales, rangos de celdas con valores numéricos o la combinación de ambas, en una hoja de trabajo de Excel. Se encuentra en la categoría de "Funciones matemáticas y trigonométricas". La sintaxis que presenta es la siguiente:

=Suma(Número1;Número2;NúmeroN)

Promedio: Nos permite obtener el promedio o media aritmética de un conjunto de valores, los cuales pueden ser números, nombres, matrices, o referencias que contengan números. Los argumentos que utiliza pueden ser celdas individuales, rangos de celdas que tengan valores numéricos o la combinación de ambas. Se encuentra en la categoría de "Funciones estadísticas". La sintaxis que presenta es la siguiente:

=Promedio(Número1;Número2;NúmeroN)

Min: Nos permite saber cual es el dato con menor valor numérico dentro de una lista de valores. Puede tener como argumento una serie de celdas individuales, un rango de celdas o una combinación de ambas. Esta función omite e ignora aquellos valores que sean de tipo texto o lógico y solo toma en cuenta los valores numéricos. La sintaxis que presenta es la siguiente:

=Min(Número1;Número2;NúmeroN)

Max: Nos permite saber cual es el dato con mayor valor numérico dentro de una lista de valores. Puede tener como argumento una serie de celdas individuales, un rango de celdas o una combinación de ambas. Esta función omite e ignora aquellos valores que sean de tipo texto o lógico y solo toma en cuenta los valores numéricos. La sintaxis que presenta es la siguiente:

=Max(Número1;Número2;NúmeroN)

Ejemplos aplicados:

En la imagen anterior podemos apreciar claramente un ejemplo de la función Suma.

En el cuadro de nombres (Marcada por el recuadro azul marino de la hoja de trabajo) podemos observar que la celda activa (Marcada con un recuadro verde dentro de la hoja de trabajo) es la E11, en esta celda se muestra únicamente el resultado de la suma de los valores que se encuentran en el recuadro naranja (E5, E6, E7, E8, E9) y podemos comprobar que efectivamente son esos valores si miramos la barra de fórmulas (Marcada también por el recuadro azul marino de la hoja de trabajo). En la barra de fórmulas nos muestra la siguiente función:

=SUMA(E5:E9)

Esto nos dice que los valores (E5:E9) s un rango que va de la primera celda (E5) hasta la última (E9) encerrando los valores que se encuentran entre ellas (E6, E7 y E8). Esto quiere decir que estamos sumando todas estas celdas sin tener que sumarlas individualmente, simplemente con una fórmula.

En la imagen anterior podemos apreciar claramente un ejemplo de la función Promedio.

En el cuadro de nombres (Marcada por el recuadro azul marino de la hoja de trabajo) podemos observar que la celda activa (Marcada con un recuadro verde dentro de la hoja de trabajo) es la E14, en esta celda se muestra únicamente el resultado del promedio de los valores que se encuentran en el recuadro naranja (E5, E6, E7, E8, E9) y podemos comprobar que efectivamente son esos valores si miramos la barra de fórmulas (Marcada también por el recuadro azul marino de la hoja de trabajo). En la barra de fórmulas nos muestra la siguiente función:

=PROMEDIO(E5:E9)

Esto nos dice que los valores (E5:E9) son un rango que va de la primera celda (E5) hasta la última (E9) encerrando los valores que se encuentran entre ellas (E6, E7 y E8). Esto quiere decir que estamos sacando un promedio todas estas celdas sin tener que seleccionarlas individualmente, simplemente con una fórmula.

En la imagen anterior podemos apreciar claramente un ejemplo de la función Min.

En el cuadro de nombres (Marcada por el recuadro azul marino de la hoja de trabajo) podemos observar que la celda activa (Marcada con un recuadro verde dentro de la hoja de trabajo) es la E12, en esta celda se muestra únicamente el valor mínimo de todos los valores que se encuentran en el recuadro naranja (E5, E6, E7, E8, E9) y podemos comprobar que efectivamente son esos valores si miramos la barra de fórmulas (Marcada también por el recuadro azul marino de la hoja de trabajo). En la barra de fórmulas nos muestra la siguiente función:

=MIN(E5:E9)

Esto nos dice que los valores (E5:E9) son un rango que va de la primera celda (E5) hasta la última (E9) encerrando los valores que se encuentran entre ellas (E6, E7 y E8). Esto quiere decir que estamos sacando la mínima cantidad de todas estas celdas sin tener que seleccionarlas individualmente, simplemente con una fórmula.

En la imagen anterior podemos apreciar claramente un ejemplo de la función Max.

En el cuadro de nombres (Marcada por el recuadro azul marino de la hoja de trabajo) podemos observar que la celda activa (Marcada con un recuadro verde dentro de la hoja de trabajo) es la E13, en esta celda se muestra únicamente la cantidad máxima de todos los valores que se encuentran en el recuadro naranja (E5, E6, E7, E8, E9) y podemos comprobar que efectivamente son esos valores si miramos la barra de fórmulas (Marcada también por el recuadro azul marino de la hoja de trabajo). En la barra de fórmulas nos muestra la siguiente función:

=Max(E5:E9)

Esto nos dice que los valores (E5:E9) son un rango que va de la primera celda (E5) hasta la última (E9) encerrando los valores que se encuentran entre ellas (E6, E7 y E8). Esto quiere decir que estamos sacando el valor máximo de todos los números contenidos en todas estas celdas sin tener que seleccionarlas individualmente, simplemente con una fórmula.

Mapa conceptual.

Mapa conceptual del tema.

Reflexión.

"Las funciones son una herramienta sumamente importante a la hora de realizar un trabajo en Excel, ya que gracias a ellas los usuarios podemos ahorrar tiempo el cual gastamos en realizar operaciones grandes elaborándolas nosotros mismos. Con este tipo de herramientas nosotros podemos aplicar una sola fórmula para varias celdas o valores dependiendo de alguna condición lógica. Las funciones son fórmulas que Excel diseñó estricta y especialmente para llevar a cabo ciertas operaciones arduas y laboriosas. Existen distintos tipos de funciones que sirven para llevar a cabo diferentes tareas y dichas funciones se deben seleccionar dependiendo la operación que queramos realizar.

Las funciones son importantes porque gracias a ella los usuarios podemos ahorrarnos tiempo por la realización de ciertas operaciones. Las funciones pueden sustituir fácilmente una fórmula ya que muchas veces solo hay que buscar la función correcta y el resultado será directo además de que tiene más probabilidades de ser correcto el resultado que si creamos una fórmula.

En lo personal, las fórmulas pueden servirme mucho a futuro o justo ahora que estoy en la especialidad de informática. A futuro yo creo que podría utilizar las funciones en caso de que tuviese un negocio propio y lo administrara yo misma. Con las fórmulas podría llevar una contabilización de los manejos de dinero o de mercancía que se harían en la empresa, y gracias a las fórmulas podría hacerlo de una forma rápida y segura."

Granados León Marioli 2° B